Onnistunut organisaation tilamuutos, mitä se edellyttää?

Organisaation johtamisen keskiössä on jatkuva pohdinta siitä, miten toiminnan arviointi ja kehittäminen tulisi suorittaa kilpailukyvyn säilyttämiseksi. Johdon näkökulmasta muutos on usein suunnitelmallinen ja tavoitteellinen prosessi, mutta työntekijöille se saattaa useammin tarkoittaa sopeutumista, luopumista tai uuden oppimisen vaatimusta. Tämä on erityisen ilmeistä esimerkiksi korona-ajan jälkeisissä työelämän tilamuutoksissa, joita tapahtuu nykyisin runsaasti.

Tutkimusten mukaan moni otollinen toimitilauudistus kariutuu siihen, että oletetaan, mitä työntekijät haluavat ja tarvitsevat. Usein toimitilat uusitaan isot tavoitteet edellä, eikä tilamuutoksen päätöksiä tekevillä henkilöillä ole välttämättä näkymää siihen, miten tilaa todellisuudessa käytetään. Ammattilaiset ovat suuri apu käytännön arjen toimivuuden varmistamisessa, mutta suuri virhe tehdään siinä, jos tilassa päivittäin työskenteleviltä ei kysytä heidän tarpeitaan ja toiveitaan tilan suhteen. Kysymistä saatetaan vältellä, sillä pelätään, ettei toiveita pystytä toteuttamaan. Miksi kysyä, jos tuloksena on vain pettymys siitä, etteivät toiveet täyttyneet?

Kuva: Tilako Oy

Me kaikki kaipaamme tulla nähdyiksi ja kuulluiksi. Emme kuitenkaan odota, että kaikki toiveemme ja tarpeemme täytetään – riittää, että vastapuoli osoittaa halua ymmärtää ja kuulla meitä. Tämä yksinkertainen halu luo arvostuksen ja kuulluksi tulemisen kokemuksen. Tilamuutoksia suunniteltaessa sitoutumista kannattaakin pyrkiä luomaan rakentamalla tunnetason omistajuuden kokemusta henkilöstössä. Muutos herättää aina tunteita organisaatiossa. Siksi muutokseen ei liity ainoastaan suunnittelu ja tekeminen, vaan olennaisesti myös muutokseen liittyvien tunteiden kohtaaminen ja käsittely. Olen työssäni nähnyt, kuinka esimerkiksi työtilan muutos omasta huoneesta avokonttoriin, on toiminut lähtölaukaisijana vuosien aikana paisuneelle konfliktille organisaatiossa. Tämä voidaan estää suunnittelemalla muutosprosessi heti alusta lähtien sen kokonaisvaltainen vaikutus huomioon ottaen.

Teen yhteistyötä tamperelaisen, alansa huipun, sisustussuunnittelutoimisto Tilakon kanssa. Yhdessä räätälöimme organisaatiollenne muutosprosessin, joka sisältää tilasuunnittelun ja toteutuksen lisäksi kehittämisprosessin henkilöstölle. Prosessissa läpikäydään ajatuksia, odotuksia, tunteita ja tarpeita totuttujen rutiinien muuttuessa, tuoden henkilöstölle myös tietoa siitä, mistä syistä jokainen meistä reagoi muutokseen omalla tavallaan. Tuloksena henkilöstö on sitoutuneempi muutokseen, ymmärtää muutoksen vaikutukset itseensä ja ympäristöön, sekä sisäistää oman toiminnan vaikutuksen muutoksen onnistumisessa. Prosessi voidaan myös käynnistää henkilöstökyselyllä tai -haastattelulla, mikäli tavoitteena on lähteä toteuttamaan tilamuutosta perustuen henkilöstön tarpeisiin ja toiveisiin.

Kuva: Tilako Oy, Mari, Sonja, Tuulia ja Henriikka

Tilako on erikoistunut henkilöstöhyvinvoinnin mahdollistavien ja sitä vahvistavien tilojen suunnitteluun. Viihtyisä työympäristö parantaa henkilöstösi työhyvinvointia ja tyytyväinen ihminen tekee tutkitusti parempaa tulosta. Inspiroiva ja persoonallinen tila vahvistaa yrityksen brändimielikuvaa ja tekee yrityksestäsi houkuttelevamman niin yhteistyökumppaneiden, henkilöstön kuin asiakkaiden mielissä.

Suunnittelemme jokaisen prosessin yksilöllisesti juuri teidän organisaationne tarpeet huomioiden. Lähestymme jokaista muutosta kokonaisvaltaisesti, yhdistäen käytännön ratkaisut ja inhimilliset tekijät, jotta työntekijöiden hyvinvointi ja organisaation tehokkuus tukevat toisiaan mahdollistaen kasvun ja kehittymisen.

Ota yhteyttä, niin räätälöimme yhdessä teille sopivan ratkaisun!

Onnistumiseen sitoutunein terkuin,

Anni